با شیوع ویروس COVID ۱۹ در دنیا و تاثیرات متنوع آن بر صنعت و اقتصاد جهان، سازمان ها به عنوان یکی از مهمترین ارکان نظام اقتصادی جهان درگیر یک بحران و شرایط عدم قطعیت بزرگی گردیده اند که با توجه به ویژگی های ناشناخته ویروس مدت زمان دقیقی برای این بحران نمی توان در نظر گرفت.

 از طرفی سازمان های مختلف پیش از بروز بحران برنامه ها و استراتژی های سازمان خود برای سال های ۱۳۹۹ و ۱۴۰۰ را تهیه نموده اند و حالا با بروز همچین بحران گسترده ای در دنیا دیگر استراتژی های قبلی کارایی لازم را ندشته و سازمان ها ملزم به بازنگری در سند مدیریت استراتژیک خود هستند.  بدون شک گذر از این وضعیت بحران نیازمند فعالیت های مختلف در سازمان بوده و بازنگری برنامه استراتژیک سازمان بخشی از آن خواهد بود. مدیر و رهبر سازمان کلیدی ترین نقش در گذر از این بحران و ورود به حالت نرمال جدید بعد کرونا را خواهد داشت که در ذیل به ۴  مورد از آن می پردازیم:

استانداردسازی

اهمیت استانداردسازی در سازمان در زمان های بحران بیشتر خود را نشان می دهد. هرگاه تقاضا، زنجیره تامین، منابع انسانی و ..... دچار نوسان ناشی از بحران می گردند، سازمان لزوم یک سیستم و استاندارد مناسب سازمانی را بیشتر احساس می نماید. جایی که وظایف و مسئولیت ها سرعت بالاتری به خود می گیرند، محدودیت های مختلف فرآیندهای سازمان را کند می نماید، رضایتمندی مشتریان افت می کند و به طور کلی کیفیت سازمان دچار نوسان می گردد. یک سیستم مدیریت کیفیت مثلاً بر اساس استاندارد ایزو 9001  می تواند تاب آوری بهتری به کیفیت در سازمان ببخشد و میزان تاثیر بحران را بر کیفیت و بر رضایتمندی مشتریان کنترل نماید.

۱. درگیر کردن تعداد بیشتری از پرسنل در تصمیم گیری ها  / آهنربای ایده باشید / پیشگیری از بحران ها / انتقال تجربه / زبان های خارجی  را یاد بگیرید

عدم قطعیت و سرعت بالای تغییر شرایط در زمان بحران باعث می شود تا اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم گیری به طور مرتب تغییر کرده و تصمیم گیری توسط مدیر را با چالش های متعددی روبرو کند از این رو رهبران  سازمان های  برتر  با هدف تسریع تصمیم گیری و همچنین احاطه بیشتر بر اطلاعات در زمان بحران، افراد بیشتری از سازمان را درگیر تصمیم گیری های مختلف در زمان بحران می کنند تا سرعت شناسایی و اقدام در مقابل ریسک های مختلف را افزایش دهند.

از این رو رهبر اقدام به تشکیل تیم های مختلف با اعضا، مسئولیت ها و اختیارات مختلف می نماید تا هر کدام از تیم ها مسئولیت بررسی شرایط و اخبار حوزه خود را بر عهده بگیرند.

درست همانطور که مدیران ارشد باید آماده باشند تا به صورت موقتی مسئولیت ها و اختیارات سازمانی را به صورت سلسله مراتبی به    شبکه ای از تیم ها منتقل کنند، آن ها همچنین باید دیگران را در راستای جهت دهی به جنبه های پاسخ دهی مورد نیاز بحران، توانمند سازند. این امر شامل اعطای اختیار به آن ها برای تصمیم گیری و اجرای تصمیمات بدون نیاز به گرفتن مجوز می باشد. یکی از نقش های مهم مدیران ارشد، طراحی سریع یک فرآیند جهت تصمیم گیری می باشد،‌به گونه ای که مسئولیت ها شفاف باشد و تصمیمات توسط افراد مناسب در سطوح مختلف سازمانی اتخاذ شوند.

۲.  پرداختن مناسب به موضوع همه گیری COVID ۱۹ و سلامت پرسنل  / به همه فعالیت ها و فرآیندها از دریچه HSE نگاه کنید

در زمان همچین بحرانی که به سلامت جسم و روان پرسنل سازمان وابسته است، مدیران و رهبران باید بیشترین تمرکز سازمان، منابع و خط مشی ها را به سلامت پرسنل اختصاص دهند. این موضوع هم در رفتار و هم سخنرانی های رهبر در سازمان باید نقش بزرگی داشته باشد تا اهمیت آن و اینکه رهبر در مقابل پرسنل مسئول و همدل است را به طور کامل در سازمان انتقال دهد.

بسیار مهم است که رهبران نه تنها همدلی خود را نشان دهند، بلکه خود را نسبت به همدلی دیگران مشتاق نشان داده و به سلامتی خود نیز توجه کنند. از آن جا که استرس، خستگی و عدم قطعیت در هنگام بحران ساخته می شود، رهبران ممکن است دریابند که توانایی  آنها جهت پردازش اطلاعات، الگو ماندن و قضاوت مناسب، کاهش یافته است. در صورت تشویق همکاران به بیان کردن نگرانی ها و دغدغه ها و توجه به هشدار هایی که به آن ها داده می شود، رهبران شانس بهتری برای مقابله با کاهش عملکرد خواهند داشت. سرمایه گذاری روی زمان در حالت سلامتی، رهبران را قادر خواهد ساخت تا اثربخشی خود را در طی هفته ها و ماه هایی که ممکن است بحران باشد، حفظ کنند

۳. رفتار مناسب باعث ماندگاری سازمان در ذهن مشتریان، پرسنل و جامعه می گردد. / خاطره انگیز کردن هر نوع ارتباط

اقداماتی که برای آسانتر کردن درد مشتریانتان در این زمان از بحران انجام می دهید همیشه به یاد خواهد ماند. از شرکت های پخش کننده ویدیو که سریعا محتواهایی مربوط به وضعیت بحران را تهیه می کنند، تا ارائه دهندگان آموزش آنلاین که دسترسی رایگان به کلاس ها را می دهند و از کارخانه های تولیدکننده مختلف که به تولید ضدعفونی کننده ها تغییر کاربری داده اند، تا بسیاری از شرکت های دیگر که اقداماتی را انجام می دهند تا با بحران مقابله کنند، آنها را به مشتری نزدیکتر کرده و ارزش های شگفت آور سازمان را به نمایش می گذارد.

همکاران و کارمندان شما نیز باید فرهنگ بیان شده را به شکلی معنا دار در سازمان ببینند. این امر می تواند از طریق ارتباط از بالا به پایین رخ دهد و رهبرانی که به عنوان الگوی نقش این ارزش ها هستند با تشویق افراد سطوح میانی یا عملیاتی سازمان این ارزش ها را در سازمان جاری سازند.

۴. به طور مداوم سیستم فرآیندهای سازمانی خود را بازبینی نمایید./ شرکت را شیشه ای کنید

در بحران زمان اهمیت دو چندانی می یابد و اجرای فرآیندهای سازمان در اسرع وقت و به صورت چابک کمک شایانی به تاب آوری سازمان می نماید. رهبران در زمان بحران با کمک متخصصین فرآیندی خود در واحد های تضمین کیفیت، مدیریت کیفیت، سیستم ها و روش ها و واحد های مشابه اقدام به چابک سازی فرآیندها تا سرحد امکان می نمایند.

بازبینی فرآیندهای سازمانی منجر به ساده سازی آن خواهد شد و در بعضی موارد شاید بعد بحران نیز از همین روند فرآیندی استفاده شود. رهبر سازمان با هدف بهبود روند فرآیندی سازمان به طور مداوم فرآیندها و مخصوصا فرآیندهای مرتبط با مشتریان و کارفرمایان را در زمان بحران بررسی نموده و از راهکارهای تیم های اجرایی تشکیل شده برای روان سازی فرآیندها استفاده می نماید لیکن اهمیت از دست نرفتن اطلاعات در سازمان نباید فراموش شود لذا با هربار بازبینی فرآیندها و بازنگری آنها، اطلاعات و روند ثبت آنها نیز توسط رهبر و تیم هایی چون تیم تضمین کیفیت بررسی می گردد.

 

چه بحرانی به نام کرونا وجود داشته و ادامه پیدا کند و چه از بین رود و تمام تاثیرات خود را نیز با خود ببرد، رهبری و مدیریت سازمان نیازمند یک مدیر و رهبر با اطلاع، با علم و توانمند می باشد. بررسی های نشان داده سازمانهای تاب آور در ایام مختلف یک نقطه مشترک داشته اند و آن هم مدیر و رهبری توانا است.

 

      کمیته برنامه ریزی استراتژیک شرکت خمیرمایه رضوی